Empfehlungsschreiben: Insights aus der Praxis

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben ist ein formelles Schreiben, in dem eine dritte Person, häufig eine vorgesetzte oder geschäftlich verbundene Person, die berufliche Qualifikation, die persönliche Integrität sowie das Verhalten einer bewerbenden Person beschreibt und eine ausdrückliche Empfehlung für eine konkrete Position ausspricht.

Im Unterschied zum standardisierten Arbeitszeugnis ist das Empfehlungsschreiben freiwillig, individuell formuliert und stärker auf die spezifische Bewerbungssituation zugeschnitten. Gerade im oberen Management fungiert es als glaubwürdiger Vertrauensbeweis gegenüber potenziellen Arbeitgebenden.

Wann ist ein Empfehlungsschreiben sinnvoll?

Ein Empfehlungsschreiben entfaltet seine Wirkung insbesondere bei Bewerbungen auf leitende Positionen, bei Branchenwechseln oder bei internationalen Karrierewegen.

Insbesondere auf C-Level oder bei Wechseln mit hoher strategischer Relevanz kann ein solches Schreiben entscheidend zur Vertrauensbildung beitragen. In internationalen Bewerbungsprozessen oder im Rahmen von Executive-Search-Kontakten gehört es häufig zum Standard.

Wer kann ein Empfehlungsschreiben ausstellen?

Die empfehlende Person sollte eine fundierte, berufliche Einschätzung abgeben können. Infrage kommen direkte Vorgesetzte, Projektverantwortliche oder externe Geschäftspartner:innen.

Entscheidend ist, dass die ausstellende Person über fachliche Autorität verfügt, zur empfohlenen Person in einem relevanten beruflichen Kontext stand und bereit ist, ihre Empfehlung auch mündlich zu bestätigen. Im wissenschaftlichen Bereich können auch Professor:innen oder Forschungsleitende glaubwürdige Empfehlungen aussprechen.

Welche Inhalte sollte ein Empfehlungsschreiben enthalten?

Ein professionell erstelltes Empfehlungsschreiben umfasst idealerweise folgende Inhalte:

1. Einleitung mit Kontext: Beschreibung der Beziehung zur empfohlenen Person (Funktion, Zeitraum der Zusammenarbeit, Projektrahmen). Dieser Abschnitt schafft Glaubwürdigkeit und stellt die Relevanz der Einschätzung sicher.
2. Position und Verantwortungsbereich: Kurze Erläuterung der Funktion der empfohlenen Person, inklusive Führungsverantwortung, Budgetverantwortung oder Projektleitung.
3. Leistungseinschätzung: Beschreibung konkreter Erfolge und Leistungen, z. B.:
   • Umsatz- oder Ergebnissteigerungen,
   • erfolgreiche Transformationen oder Change-Prozesse,
   • Führung interdisziplinärer oder internationaler Teams,
   • strategische Entscheidungen mit messbarer Wirkung.
4. Fachliche Kompetenzen: Fundierte Einschätzung zentraler Fachkenntnisse (z. B. Marktkenntnis, Digitalisierungskompetenz, technisches Verständnis, Strategieentwicklung).
5. Führungskompetenz und Soft Skills: Beurteilung der Führungspersönlichkeit, Kommunikationsstärke, Konfliktlösungskompetenz, Integrität, Teamorientierung sowie Werteverständnis.
6. Persönliche Eigenschaften: Aspekte wie Belastbarkeit, Loyalität, Innovationsfreude, analytisches Denken oder empathisches Auftreten können die Einschätzung abrunden.
7. Schlussformel mit Empfehlung: Klare, positive Empfehlung für eine bestimmte Position oder Branche sowie das Angebot, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Ein stichhaltiges Empfehlungsschreiben ist konkret, glaubwürdig und individuell. Es sollte eine ganzheitliche Perspektive auf die Person vermitteln, sowohl fachlich als auch persönlich.

Wie unterscheidet sich ein Empfehlungsschreiben von einem Arbeitszeugnis?

Ein Empfehlungsschreiben ist freiwillig, persönlicher gehalten und auf eine bestimmte Bewerbungssituation bezogen. Das Arbeitszeugnis hingegen ist ein gesetzlich geregeltes, formales Dokument über die bisherige berufliche Tätigkeit.

Im Gegensatz zum wohlwollenden Pflichtcharakter eines Zeugnisses kann ein Empfehlungsschreiben gezielt individuelle Stärken herausstellen und eine aufrichtige Einschätzung liefern. Beide Dokumente ergänzen sich sinnvoll.

Wie sollte ein Empfehlungsschreiben formatiert sein?

Ein professionelles Empfehlungsschreiben sollte auf offiziellem Briefpapier verfasst sein, Datum, Unterschrift und Kontaktdaten der empfehlenden Person enthalten.

Optimal ist ein Umfang von einer DIN-A4-Seite mit folgender Struktur:

1. Einleitung: Beziehung zur empfohlenen Person
2. Hauptteil: Fachliche und persönliche Stärken, Erfolge, Arbeitsstil
3. Schluss: Eindeutige Empfehlung, optional Bereitschaft zur Rücksprache

Welche Vorteile bietet ein Empfehlungsschreiben für Führungskräfte?

Ein Empfehlungsschreiben unterstreicht Glaubwürdigkeit, schafft Vertrauen und hebt die Bewerbung auf ein höheres professionelles Niveau.

Gerade bei Besetzungsentscheidungen im gehobenen Managementbereich spielen Einschätzungen aus dem beruflichen Umfeld eine zentrale Rolle. Ein starkes Empfehlungsschreiben, idealerweise von einer angesehenen Branchenpersönlichkeit, kann den entscheidenden Unterschied machen.

Wie bittet man professionell um ein Empfehlungsschreiben?

Die Anfrage sollte respektvoll, zielgerichtet und gut vorbereitet erfolgen. Persönliche Gespräche oder individuell formulierte E-Mails sind dafür am besten geeignet.

In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

• Kontext klären: Erläutern Sie, wofür Sie das Empfehlungsschreiben benötigen (z. B. Bewerbung auf eine Führungsposition im Bereich XY).
• Beziehung aktiv ansprechen: Erinnern Sie an die berufliche Zusammenarbeit und betonen Sie, weshalb Sie die Person für besonders geeignet halten.
• Hilfestellung geben: Bieten Sie an, einen Entwurf oder relevante Stichpunkte (z. B. Projekte, Erfolge, Zielposition) bereitzustellen.
• Zeitlicher Rahmen: Fragen Sie höflich, ob eine Erstellung innerhalb der nächsten zwei bis drei Wochen möglich wäre.
• Dankbarkeit zeigen: Bedanken Sie sich ausdrücklich für die Unterstützung.

Diese Vorgehensweise ist praxisbewährt, professionell und schafft die Basis für ein qualitativ hochwertiges Empfehlungsschreiben.

Welche Fehler sollten vermieden werden?

Ein generisches Schreiben ohne erkennbare Individualität, übertriebene Formulierungen oder unklare Aussagen schwächen die Wirkung erheblich.

Vermeiden Sie außerdem formale Mängel wie Rechtschreibfehler, fehlende Angaben zur empfehlenden Person oder unzeitgemäße Inhalte. Stimmen Sie den finalen Text immer mit der ausstellenden Person ab.

Zusammenfassung

Ein Empfehlungsschreiben ist für Führungskräfte ein starkes Zusatzdokument im Bewerbungsprozess. Es fördert Glaubwürdigkeit, signalisiert soziale Bestätigung und kann als Differenzierungsmerkmal im Auswahlprozess entscheidend sein. Entscheidend für seine Wirkung sind Authentizität, inhaltliche Relevanz und eine professionelle Aufbereitung. Wer sich strategisch positionieren möchte, sollte diesen Baustein gezielt nutzen.